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Lifelong Learning Guide

Informativa - Trattamento dei dati personali

Informativa sul trattamento dei dati personali degli studenti ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

Il Regolamento UE 2016/679 “Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali (d’ora in avanti “GDPR”) sancisce il diritto di ogni persona alla protezione dei dati di carattere personale che la riguardano.

In qualità di studente (d’ora in avanti “interessato”), la Libera Università di Bolzano intende informarLa ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR delle finalità e modalità con cui verranno trattati i Suoi dati personali.

Specifiche ed ulteriori Informative Le saranno fornite in relazione a specifici processi, procedimento e/o servizi.

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Titolare del trattamento è la Libera Università di Bolzano, con sede legale in Piazza Università 1, 39100 Bolzano, nella persona della Presidente e legale rappresentante pro tempore.

Il Titolare ha provveduto alla nomina del Data Protection Officer (DPO), che può essere contattato all'indirizzo e-mail: privacy@unibz.it

2. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato dal Titolare per le seguenti finalità:

a) gestione delle procedure di preiscrizione e di ammissione ai corsi di studio offerti dall’Ateneo (es. corsi di laurea, laurea magistrale, dottorati di ricerca, master universitari, corsi di perfezionamento);

b) gestione della procedura di immatricolazione ai corsi di studio e attività connesse (identificazione dello studente mediante fotografia in formato digitale) e gestione della procedura di iscrizione a corsi singoli;

c) gestione della carriera universitaria fino al conseguimento del titolo di studio (gestione del piano di studio, registrazione esami, rilevazione della presenza per le attività didattiche a frequenza obbligatoria, iscrizione a corsi di lingua del Centro linguistico dell’Ateneo, gestione delle domande di partecipazione all'esame di laurea o di fine corso post laurea, domande di sospensione della carriera, gestione del rapporto didattico, amministrativo, contabile, fiscale e patrimoniale tra studente e Ateneo, archiviazione e conservazione dati inerenti la carriera, rilevazioni per la valutazione della didattica, attività di tutoraggio,...);

d) gestione delle tasse universitarie;

e) svolgimento di tirocini curriculari e extracurriculari;

f) utilizzo dei servizi online di Ateneo (posta elettronica di Ateneo, piattaforma digitale di e-learning, piattaforma Moodle, partecipazione alla comunità on line, accesso ad altre risorse elettroniche quali, ad esempio, riviste online, pubblicazioni digitali, …);

g) invio di comunicazioni istituzionali a studenti e laureati tramite portale e posta elettronica istituzionale;

h) fruizione dei servizi bibliotecari;

i) accesso ai locali, laboratori ed altre strutture ad accesso protetto;

j) controlli sulla veridicità delle autocertificazioni rese dagli studenti ai sensi del DPR 445/2000;

k) partecipazione all’elettorato attivo e passivo (elezione dei rappresentanti degli studenti negli organi di Ateneo e svolgimento degli eventuali compiti inerenti la carica elettiva);

l) procedimenti disciplinari a carico degli studenti;

m) programmi di mobilità studentesca nazionale ed internazionale;

n) orientamento in ingresso, attività di tutorato e orientamento in uscita, attività volte all’inserimento nel mondo del lavoro (Job placement), anche attraverso comunicazioni a soggetti privati, pubblici e a consorzi interuniversitari per esclusive finalità occupazionali/professionali;

o) erogazione di contributi e sussidi, fruizione di servizi e attività per il diritto allo studio (quali esoneri, agevolazioni, borse di studio,...) e gestione delle attività di supporto alle strutture universitarie (attività 120 ore);

p) supporto per l’inclusione nella comunità studentesca di studenti con specifica disabilità, DSA e BES;

q) gestione della comunità degli alumni della Libera Università di Bolzano;

r) partecipazione a progetti di ricerca e/o ad altre attività compatibili con le finalità istituzionali dell’Ateneo;

s) videosorveglianza delle strutture di Ateneo;

t) rilevazioni statistiche e valutazioni interne all’Ateneo, effettuate anche tramite questionari inviati a studenti e/o laureati, al fine di migliorare l’attività didattica, i servizi offerti e/o l’assistenza agli studenti;

u) pubblicazione dei dati relativi alla laurea nel catalogo delle tesi di laurea di Ateneo.

La casella di posta elettronica istituzionale assegnata allo studente al momento dell’immatricolazione è lo strumento di comunicazione tra studente ed Università alla quale saranno inviate tutte le comunicazioni e le informazioni ufficiali relative alla gestione della carriera, comprese anche notizie relative ad eventi organizzati dall’Università stessa. Per la comunicazione verso laureandi/laureati o, già in generale, soggetti non più immatricolati verrà utilizzato, in alternativa, l’indirizzo di posta elettronica fornito dallo studente all’ateneo prima dell'immatricolazione.

3. Categorie di dati trattati

Nell’ambito delle finalità sopraindicate sono trattate le seguenti categorie di dati:

  • dati personali, quali dati anagrafici, di contatto, fotografia in formato digitale, numero di matricola, dati di ammissione, dati di iscrizione, dati di carriera, titoli di accesso, dati bancari, dati reddituali e fiscali propri e dei familiari, pagamenti, immagini e voce (riprese video, fotografie, immagini e voce nelle lezioni online,...);
  • dati appartenenti a “categorie particolari di dati personali” di cui all’art. 9 del GDPR, quali dati relativi alla salute, all’orientamento sessuale (es. disabilità, eventuale transizione di genere durante la carriera, fruizioni di esoneri/agevolazioni,...), dati che rivelino l’origine razziale ed etnica (es. status di rifugiato), le convinzioni religiose, le opinioni politiche o filosofiche o di altro genere (es. procedure elettorali rappresentanti degli studenti,...).

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali nell’ambito delle finalità sopraindicate viene effettuato dal Titolare sulla base di almeno una delle seguenti condizioni di liceità.

Per i dati personali ai sensi dell’art. 6, par. 1, del GDPR:

  • per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico come definiti dalle norme di legge, dal proprio Statuto e dalla regolamentazione interna;
  • per l’adempimento di un obbligo legale;
  • per il perseguimento di un legittimo interesse;
  • sulla base di un consenso esplicito dell’interessato.

Per i dati appartenenti a “categorie particolari di dati” di cui all’art. 9 del GDPR ("dati sensibili"):

  • per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione europea o nazionale ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. g) GDPR e art. 2-sexies, comma 2, lett. bb) “istruzione universitaria” del D.lgs. 196/2003 ss.mm.ii;
  • per fini di archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici (Art. 9, par. 2, lett. j) GDPR e art. 2-sexies, comma 2, lett. cc) del D.lgs. 196/2003 ss.mm.ii.)
  • per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
  • sulla base di un consenso esplicito dell’interessato (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR).

5. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento

Il conferimento dei dati personali per le finalità sopraindicate, tranne i casi di seguito specificati, è indispensabile per l’instaurazione e la gestione del rapporto tra studente e Università, nonché per l’adempimento dei connessi obblighi di Legge.

Il conferimento dei dati, ivi compresi quelli appartenenti alle “categorie particolari di dati” di cui all’art. 9 del GDPR per le finalità indicate dalla lett. n) e s) è facoltativo, ma il mancato conferimento determina l’impossibilità per l’Università di garantire l’erogazione del servizio, la partecipazione all’attività e/o fruizione delle agevolazioni richieste.

Per il trattamento di dati anonimi e/o aggregati la normativa sulla protezione dei dati personali non trova applicazione.

6. Fonte dei dati

I dati personali vengono di regola raccolti presso l’interessato. In taluni casi possono essere reperiti da altre fonti quali banche dati pubbliche (SPID, ISEE), amministrazioni pubbliche, casellario giudiziale, centri di assistenza fiscale.

7. Modalità del trattamento ed elaborazione dei dati

I dati vengono trattati dai collaboratori della Libera Università di Bolzano, appositamente designati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici e unicamente ai fini della corretta esecuzione dei compiti istituzionali dell’Università, in conformità a tutti gli obblighi definiti dal Regolamento (EU) 2016/679 – inclusi quelli di sicurezza – dal D.Lgs. 196/03, dai Provvedimenti delle Autorità Garanti (europea e nazionale), dal Regolamento Interno in materia di protezione dei dati personali.

I dati potranno essere altresì trattati da soggetti cui la facoltà di accedere sia riconosciuta da disposizioni di legge, o di normativa secondaria.

8. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali potranno essere comunicati, durante la carriera universitaria ed anche successivamente al conseguimento dei titoli accademici, ad altri soggetti, pubblici e privati, quando risulti necessario per l’attuazione delle finalità istituzionali dell’Università, compresa l’erogazione di specifici servizi agli studenti, lo svolgimento di tirocini, la gestione di programmi di scambio interuniversitario (per es. Erasmus o in virtù di accordi bilaterali), la gestione di programmi/percorsi di studio anche post-laurea offerti in collaborazione con altre università partner, l’inserimento nel mondo del lavoro e comunque per tutte le attività connesse e strumentali a tali finalità. In ottemperanza alle disposizioni normative vigenti a titolo esemplificativo e non esaustivo, i dati vengono periodicamente trasmessi all’Anagrafe nazionale degli studenti per le finalità esplicitate dall'art. 1-bis del D.L. n. 105/2003, convertito in L. n. 170/2003, ed inviati al MIUR per le rilevazioni statistiche periodiche e obbligatorie. Ai sensi dell’art. 6 del D.Lgs. n. 276/2003 la Libera Università di Bolzano rende pubblici e gratuitamente accessibili sul sito www.unibz.it i curricula dei propri studenti dalla data di immatricolazione e fino ad almeno dodici mesi successivi alla data del conseguimento del titolo di studio e li inoltrerà anche al portale Cliclavoro (www.cliclavoro.gov.it) del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. I dati vengono inoltre messi a disposizione del consorzio interuniversitario AlmaLaurea, a cui appartiene la Libera Università di Bolzano, per l’elaborazione di questionari relativi ad analisi e valutazione dell’efficienza dell’Ateneo, come previsto dal D.M. n. 544/2007. Il trattamento dei dati potrà avvenire anche per scopi storici, statistici o scientifici, nel rispetto delle norme di Legge e dei codici deontologici di settore. I suoi dati verranno, inoltre, comunicati al momento della laurea alla ripartizione lavoro (n. 19) della Provincia Autonoma di Bolzano per le rilevazioni statistiche sulla occupazione dei laureati. I suoi dati personali verranno comunicati al servizio Cloud fornito dalla ditta Exlibris Europe con cui la Libera Università di Bolzano ha stipulato un contratto servizio al fine di garantire al meglio i servizi bibliotecari che offre ai propri utenti. I suoi dati potranno essere comunicati ad altro soggetto pubblico per gli adempimenti connessi al controllo delle dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 71 del D.P.R. 445/2000. I dati potranno, inoltre, essere comunicati a tutti i soggetti che, secondo le norme di Legge, sono tenuti a conoscerli o possono conoscerli, nonché ai soggetti che sono titolari di un eventuale diritto di accesso.

I dati personali potranno essere comunicati a soggetti, enti ed associazioni esterne per iniziative di orientamento, tirocini, lavoro, per attività di formazione post laurea e per l’assegnazione dei posti alloggio. I predetti dati potranno essere comunicati, inoltre, ad altri soggetti pubblici quali, ad esempio, organi pubblici preposti alla gestione di contributi per ricerca e borse di studio, limitatamente agli scopi istituzionali ed al principio di pertinenza per i quali verranno trattati e limitatamente alla sola durata del rispettivo trattamento per il quale sono stati chiesti. L’Università, nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, potrà, al fine di ottimizzare i servizi che offre ai propri studenti, trasmettere i dati personali a società esterne alle quali affiderà lo svolgimento in outsourcing di attività specificamente individuate. A tale scopo e previa verifica dei requisiti di esperienza, capacità e affidabilità, le suddette società saranno nominate Responsabili del Trattamento dei dati. In casi eccezionali valutati dalla Segreteria di Facoltà, previa presentazione di richiesta motivata e per necessità esclusivamente didattiche, il Suo numero telefonico potrà essere messo a disposizione dei docenti con incarico presso l’Ateneo.

Al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale, anche all’estero, su richiesta e/o con autorizzazione dell’interessato, l’Ateneo potrà comunicare o diffondere, anche a privati e per via telematica, dati relativi agli esiti degli esami (intermedi e finali) degli studenti e altri dati personali diversi da quelli sensibili, pertinenti in relazione alle predette finalità.

9. Trasferimento dati in Paesi extra EU

Nell’ambito delle finalità sopraindicate i Suoi dati personali potranno essere oggetto di trasferimento in Paesi extra UE nei limiti e alle condizioni di cui agli artt. 44 e ss del GDPR e nello specifico:

  • verso paesi terzi o organizzazioni internazionali per cui la Commissione europea è intervenuta con una decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45 GDPR;
  • verso paesi terzi o organizzazioni internazionali che abbiano fornito garanzie adeguate e presso i quali l’interessato dispone di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi, ai sensi dell’art. 46 GDPR;
  • verso paesi terzi o organizzazioni internazionali sulla base di deroghe in specifiche situazioni, ai sensi dell’art. 49 GDPR

10. Periodo di conservazione dei dati

La determinazione del periodo di conservazione dei dati personali sarà definita secondo i criteri di necessità del trattamento e in osservanza degli obblighi legali e/o regolamenti in materia nonché in relazione al tempo massimo previsto dalle disposizioni di Legge applicabili in materia di prescrizione dei diritti e/o scadenza dell’azione e, in generale, per l’esercizio/difesa dei diritti del Titolare nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti /enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado. I Suoi dati personali saranno quindi conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità e tenendo conto di quanto sopra indicato. I Suoi dati potranno essere conservati per un periodo superiore limitatamente ai casi di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica, storica o ai fini statistici, fatta salva l’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate.

In particolare:

  • I dati anagrafici, di iscrizione, di carriera e di conseguimento del titolo saranno conservati illimitatamente, tenuto conto anche degli obblighi di archiviazione previsti dalla normativa vigente;
  • Pure nel rispetto di quanto sopra indicato, i dati raccolti sulla base del consenso espresso dall’interessato per la fruizione di specifici servizi saranno conservati fintantoché l’interessato abbia diritto al servizio o il consenso stesso non venga revocato e/o non venga richiesta la disattivazione del servizio, salva la sussistenza di un obbligo legale alla loro conservazione.

11. Diritti dell’interessato

Lei ha diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai dati che la riguardano, la loro rettifica o la cancellazione, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati nonché di esercitare gli altri diritti riconosciuti dalla Normativa Applicabile (artt. 15 ss. del GDPR).

Ai sensi dell’art. 13, comma 2, lett. d) e dell’art. 57, comma 2, lett. f) Lei ha il diritto di proporre reclamo all’autorità garante (Garante della Privacy http://www.garanteprivacy.it/).

Qualora per il trattamento dei Suoi dati personali sia per legge necessario il Suo consenso e Lei lo abbia prestato, Le è riconosciuta la facoltà di revocarlo. I Suoi dati personali saranno rimossi dagli archivi, qualora ciò sia giuridicamente possibile. Lei può esercitare i Suoi diritti scrivendo all’indirizzo e-mail: privacy@unibz.it.

Prima di poterLe fornire, o modificare qualsiasi informazione, potrebbe essere necessario verificare la Sua identità. 

Questa informativa è caricata nell’Intranet della Libera Università di Bolzano.

Ultima revisione: 12.03.2021

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